La obligación de expedir facturas electrónicas se amplió por la Ley crea y crece (aún pendiente de desarrollo reglamentario y de implementación efectiva); mientras que el Reglamento Veri*Factu y su orden ministerial regulan los requisitos y especificaciones que han de reunir los programas informáticos o electrónicos de facturación. En este artículo deslindamos ambas cosas y aclaramos las dudas que están surgiendo al respecto.
En las últimas semanas, como consecuencia de la publicación de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que desarrolla las especificaciones de los sistemas de facturación previstos en el Reglamento Veri*Factu, se ha sucedido una avalancha de noticias y de publicaciones sobre las distintas novedades. Y, con ello, se ha ocasionado un cierto revuelo porque muchos obligados tributarios y profesionales tal vez se han quedado con la idea de que esas dos normas llevan a la aplicación obligatoria de la factura electrónica, cuando realmente no es así: en principio, el Reglamento Veri*Factu y su orden de desarrollo no inciden sobre la obligación de expedir facturas electrónicas.
Y es que, de hecho, el propio preámbulo del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (más conocido como Reglamento Veri*Factu) , deja claro que ambas cosas, a pesar de estar relacionadas, son independientes, al señalar lo siguiente:
«En indirecta relación con este real decreto, la factura electrónica se presenta como una modalidad cada vez más extendida, que se encuentra incardinada en los esfuerzos para la digitalización del tejido empresarial español impulsados desde las administraciones públicas. Existen sensibles diferencias entre la normativa de factura electrónica, que afecta a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos, y la materia regulada en este real decreto, que se refiere a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de sus formatos. El contenido de este real decreto resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, generando adicionalmente sinergias entre ambas normativas, que contribuirán conjuntamente a mejorar la asistencia al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el control del fraude tributario, así como la prevención de la morosidad en transacciones comerciales».
Por lo demás, sí es cierto que no hace mucho se extendió el ámbito de aplicación de la factura electrónica obligatoria; pero también lo es que las dos normas mencionadas no se refieren a esa materia, sino a los requisitos y especificaciones que han de reunir los programas informáticos o electrónicos de facturación que utilicen las empresas, empresarios y profesionales. E, igualmente, también es cierto que, al menos de momento, ninguna de las dos medidas se ha implementado de forma efectiva.
Veámoslo más a fondo.
La obligación de emitir facturas electrónicas
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (más conocida como Ley crea y crece) amplió la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas entre empresarios y profesionales. En concreto, modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, y estableció el deber de todos los empresarios y profesionales de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
En ese sentido, conviene tener en cuenta que, incluso antes de la Ley crea y crece, la factura electrónica ya era obligatoria en determinados sectores de la economía; tanto en el marco de la contratación con el sector público como en el sector privado. Por ejemplo, en este último ámbito, ya se exigías facturas electrónicas en las relaciones con empresas y particulares que aceptasen recibirlas o que las solicitasen expresamente en el marco de servicios de comunicaciones electrónicas o suministros de agua a consumidores, o en el de servicios de agencia de viaje y actividades de comercio al por menor contratados por medios electrónicos, entre otros.
La novedad, por tanto, vino dada por el establecimiento de la obligación general de los empresarios y profesionales de expedir y remitir facturas electrónicas siempre que el destinatario sea otro empresario o profesional. Algo que, por lo tanto y en principio, no afectaría a las facturas emitidas a particulares (fuera de los concretos sectores donde ya antes se exigía la factura electrónica). Para mayores detalles a este respecto, puede consultarse este artículo, publicado en su día, en el que se abordaba el alcance de la factura electrónica obligatoria antes y después de la Ley crea y crece.
Pese a todo, dichas novedades referidas a la factura electrónica todavía no se han implementado en la práctica. La norma establecía una serie de plazos para su aplicación, que se hacían depender de la aprobación del correspondiente desarrollo reglamentario, en los siguientes términos (párrafos segundo y tercero de la D.F. 7.ª de la Ley crea y crece):
«En particular, en relación con lo dispuesto en el artículo 12 de esta ley, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública, en el ámbito de sus competencias, determinarán los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago, los requisitos de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas, y los requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
Estos requisitos técnicos deberán tener en cuenta la realidad actual del uso de facturas electrónicas estructuradas basadas en estándares globales de forma que se minimice, en lo posible, el esfuerzo de cumplimiento y adaptación de las empresas que ya usan facturas electrónicas estructuradas basadas en dichos estándares».
La norma establecía un plazo de seis meses para la aprobación del desarrollo reglamentario, pero a la fecha de este artículo todavía no consta su aprobación ni se ha publicado en el BOE. Por lo tanto, y aunque que se pueda consultar el borrador del proyecto, habrá que esperar al desarrollo reglamentario que finalmente se publique para conocer los pormenores de esta facturación electrónica obligatoria (si afecta tanto a las facturas ordinarias como a las simplificadas, si existen excepciones, cómo serán las plataformas de intercambio de las facturas electrónicas, etc.).
Una vez que se produzca ese desarrollo normativo, comenzarían a correr los plazos que la Ley crea y crece preveía para la eficacia de sus medidas sobre facturación electrónica:
Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
Para el resto de los empresarios y profesionales, producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
Además, se indicaba que la entrada en vigor del artículo 12 de la Ley crea y crece (el que introducía las novedades en esta materia) estaba supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.
Sistemas de facturación informáticos o electrónicos y nuevo contenido de las facturas expedidas con ellos (p.ej. el QR)
A través del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, más conocido como Reglamento Veri*Factu, se aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Dicha norma supuso el desarrollo de lo previsto en el apartado 2.j) del artículo 29 de la LGT, añadido por la denominada Ley antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio) y dirigido a la lucha contra la economía sumergida derivada del uso de «software de supresión y manipulación de ventas».
El objeto central de este Real Decreto fue regular los requisitos básicos a cumplir por los sistemas informáticos de facturación que utilicen los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, a fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Se busca alinearlos con la normativa tributaria para que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, sin que sea posible la alteración posterior de tales anotaciones; y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información a la Administración tributaria. Además, también incorporó la posibilidad de que los obligados tributarios remitan por vía electrónica a la Administración tributaria, voluntaria y automáticamente, todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos (en cuyo caso se entenderá que esos sistemas informáticos ya cumplen por diseño los requisitos técnicos). Estos últimos son los denominados «sistemas de emisión de facturas verificables» o «sistemas VERI*FACTU».
A muy grandes rasgos, puede decirse que las previsiones de este reglamento se aplicarán a las empresas, empresarios y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad; pero también, por supuesto, a los productores y comercializadores de dichos sistemas o programas de facturación, en lo relativo a sus actividades de producción y comercialización de tales sistemas puestos a disposición de los primeros. Como excepción, sin embargo, no se aplica a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos del apartado 2 del artículo 62 del RIVA (Suministro Inmediato de Información o SII); y los artículos 4 y 5 del reglamento excluyen de su ámbito ciertas operaciones y permiten que se acuerde la no aplicación del reglamento en determinados sectores u operaciones.
A TENER EN CUENTA. Según indica la AEAT en las preguntas frecuentes que incluye en su sede electrónica sobre esta materia, para ver si esta regulación le afecta a una empresa, empresario o profesional determinado podría acudirse a la «regla de los cuatro no». Le afectaría cuando cumpla las siguientes cuatro condiciones: no facturar exclusivamente de forma manual (es decir, tendría que utilizar algún sistema informático de facturación para expedir facturas), no estar adscrito de forma voluntaria u obligatoria a las exigencias del SII, no tener su domicilio fiscal en los territorios del País Vasco o de Navarra y no disponer de alguna resolución en vigor que le exima de cumplir con el Reglamento Veri*Factu.
Asimismo, el Reglamento Veri*Factu también incorporó ciertas novedades en el reglamento de facturación, modificando los artículos 6 y 7 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, para que las facturas expedidas utilizando los programas o sistemas informáticos que contempla incluyan determinado contenido. Así, las facturas completas y simplificadas que se expidan usando los sistemas informáticos que desarrolla el Reglamento Veri*Factu deberán incluir también el siguiente contenido:
La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código «QR»; pero si la factura fuese electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código «QR».
Sean electrónicas o no, estas facturas incorporarán además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
A TENER EN CUENTA. Igualmente, también se incorporó un nuevo apartado 4 al artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, conforme al cual se presumirá acreditada la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura que se haya expedido utilizando un sistema o programa informático de acuerdo con los requisitos del Reglamento Veri*Factu.
Sin embargo, dada la complejidad de todas estas medidas, el reglamento estableció varios plazos para que los distintos sujetos pudieran adaptarse a sus exigencias, cuyo inicio se hizo depender (al igual que con las medidas sobre la factura electrónica de la Ley crea y crece) de la aprobación del correspondiente desarrollo, en este caso por medio de orden ministerial. Un desarrollo que se produjo a través de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que concreta los aspectos técnicos, funcionales y de contenido recogidos en el Reglamento Veri*Factu; y desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales de formación del código «QR» y, en su caso, de la frase que deberá incluirse en las facturas expedidas por los sistemas informáticos. Los detalles de toda esta normativa (tanto del reglamento como de la orden) pueden conocerse a través de este artículo previo de la revista.
La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, fue publicada en el BOE del 28 de octubre de 2024 y entró en vigor al día siguiente, dejando los plazos para la implementación efectiva de las medidas del Reglamento Veri*Factu del siguiente modo:
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, en relación con dichas actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial; esto es, tendrán de plazo hasta el 29 de julio de 2025. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025
En el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo (por lo tanto, también hasta el 29 de julio de 2025), debería estar disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».
Sin embargo, conviene tener presente que, dada la demora de la orden ministerial de desarrollo, está previsto que se modifiquen los plazos de entrada en vigor que acaban de indicarse, puesto que el plazo para ofrecer los sistemas de facturación adaptados a la nueva normativa al final vencería más tarde que el previsto para que los contribuyentes los tuvieran operativos.